Regelmäßig fällt uns auf, dass in e-Mails die Pflichtangaben fehlen, die bei geschäftlicher Korrespondenz vorgeschrieben sind. Dies kann unter Umständen zu Abmahnungen und Strafzahlungen führen.
Seit dem 1. Januar 2007 wurden die Vorgaben für geschäftliche Korrespondenz gesetzlich auch auf die elektronische Kommunikation erweitert. Seitdem gelten bei e-Mails die gleichen Regeln und Pflichten für Angaben wie bei der Briefpost (-> IHK Frankfurt).
Wir empfehlen, entweder die Angaben vom Briefpapier zu übernehmen, oder sie ähnlich dem Impressum von Webseiten zu halten. Diese müssen die Postadresse, den Namen einer verantwortlichen Kontaktperson, benannte Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme per Telefon sowie je nach Geschäftsform Steuernummern, Handelsregisternummern, Zulassungen usw. enthalten sein.
Eine e-mail Adresse selbst wird ja sowieso durch die Mail an sich kommuniziert, sollte aber der Vollständigkeit halber auch allgemein aufgeführt werden, denn oft unterscheidet sich die allgemeine Adresse von der individuellen Mailadresse des Absenders.
Das oft praktizierte Anhängen einer elektronischen Visitenkarte ist nicht ausreichend, denn diese kann nicht von jedem Empfänger geöffnet und gelesen werden, daher müssen die Angaben als Text in der e-Mail selbst erfolgen.
Dies ist mit gängigen Mailprogrammen und auch auf Mobilgeräten sehr einfach zu automatisieren, indem eine automatische Signatur mit diesen Informationen in jede erstellte e-Mail eingefügt wird.
Weitere Informationen dazu auch bei -> heise.de
Tipps für’s Einrichten von Signaturen
In Outlook gelangt man zum Einrichten von Signaturen sehr einfach beim Erstellen einer Mail über die Schaltfläche „Signatur“ in der oberen Aktionsleiste.
Apple Mail bietet die Signaturverwaltung im Menü Mail – Optionen und weiter im Register Signaturen.
Mobilgeräte bieten in ihren Mail-Einstellungen ebenfalls allesamt die Möglichkeit, eine Standardsignatur anzugeben.