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Mittwoch, 9. Mai 2018 - 13:11 Uhr By:  Thomas Bayer

Pflichtangaben in e-mails

Regelmäßig fällt uns auf, dass in e-Mails die Pflichtangaben fehlen, die bei geschäftlicher Korrespondenz vorgeschrieben sind. Dies kann unter Umständen zu Abmahnungen und Strafzahlungen führen.

Seit dem 1. Januar 2007 wurden die Vorgaben für geschäftliche Korrespondenz gesetzlich auch auf die elektronische Kommunikation erweitert. Seitdem gelten bei e-Mails die gleichen Regeln und Pflichten für Angaben wie bei der Briefpost (-> IHK Frankfurt).

Wir empfehlen, entweder die Angaben vom Briefpapier zu übernehmen, oder sie ähnlich dem Impressum von Webseiten zu halten. Diese müssen die Postadresse, den Namen einer verantwortlichen Kontaktperson, benannte Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme per Telefon sowie je nach Geschäftsform Steuernummern, Handelsregisternummern, Zulassungen usw. enthalten sein.
Eine e-mail Adresse selbst wird ja sowieso durch die Mail an sich kommuniziert, sollte aber der Vollständigkeit halber auch allgemein aufgeführt werden, denn oft unterscheidet sich die allgemeine Adresse von der individuellen Mailadresse des Absenders.

Das oft praktizierte Anhängen einer elektronischen Visitenkarte ist nicht ausreichend, denn diese kann nicht von jedem Empfänger geöffnet und gelesen werden, daher müssen die Angaben als Text in der e-Mail selbst erfolgen.

Dies ist mit gängigen Mailprogrammen und auch auf Mobilgeräten sehr einfach zu automatisieren, indem eine automatische Signatur mit diesen Informationen in jede erstellte e-Mail eingefügt wird.

Weitere Informationen dazu auch bei -> heise.de

signatur-ol2010Tipps für’s Einrichten von Signaturen

In Outlook gelangt man zum Einrichten von Signaturen sehr einfach beim Erstellen einer Mail über die Schaltfläche „Signatur“ in der oberen Aktionsleiste.

 

Apple Mail bietet die Signaturverwaltung im Menü Mail – Optionen und weiter im Register Signaturen.

signatur-apple

Mobilgeräte bieten in ihren Mail-Einstellungen ebenfalls allesamt die Möglichkeit, eine Standardsignatur anzugeben.

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Dienstag, 8. Mai 2018 - 16:09 Uhr By:  Thomas Bayer

Tipp: Zip Dateien verschlüsseln

Oft werden wir nach einer Methode gefragt, Dateien die als Mail versendet werden sollen, zusätzlich mit einem Passwort zu verschlüsseln. Wir empfehlen dazu die kostenlose Software 7zip, die verschiedene Formate komprimierter Dateien verarbeiten und verschlüsselte Dateien selbst erstellen kann.

Vorausgesetzt, es ist eine aktuelle Version von 7zip installiert, gilt unter Windows diese Vorgehensweise:

  1. betreffende Datei, Dateien oder Verzeichnis mit der rechten Maustaste anklicken
  2. im erscheinenden Kontextmenü „zu einem Archiv hinzufügen…“ anklicken
  3. Dateiname kontrollieren/eingeben, empfohlenes Archivformat ZIP einstellen
  4. im Bereich Verschlüsselung kann dann ein Passwort eingetragen werden, das beim Öffnen der erzeugten Zip Datei eingegeben werden muss

Die so erzeugte ZIP Datei kann nun zur Auflistung des Inhalts jederzeit geöffnet werden, aber sobald Dateien daraus extrahiert werden sollen, muss das Passwort eingegeben werden. Empfänger solcher ZIP Dateien per e-Mail müssen beachten, dass die ZIP-Datei vor dem Öffnen lokal gespeichert werden sollte, denn ein direktes Öffnen aus der e-Mail heraus endet häufig in einer Fehlermeldung, die zum Abbruch der Verarbeitung führt.

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Freitag, 5. Januar 2018 - 16:20 Uhr By:  Thomas Bayer

Zu Sicherheitslücken in Computerchips…

Die Sicherheitslücken „Meltdown“, „Spectre“ und deren Varianten die in den Prozessoren von Computern und Mobilgeräten gefunden wurden sind gravierend, aber sie können nur dann ausgenutzt werden, wenn sich betroffene Geräte eine dafür entwickelte Schadsoftware auf dem üblichen Wege einhandeln, also per e-mail Anhang, Download etc.

Weil das Sicherheitsproblem in der Hardware liegt, die nicht einfach ausgewechselt werden kann, arbeiten die betroffenen Hersteller Intel und AMD gemeinsam mit den Software-Herstellern Microsoft, Google, Apple und Anderen an Aktualisierungen, damit die Sicherheitslücken zukünftig nicht mehr ausgenutzt werden können.
Diese Aktualisierungen sind laufend in Arbeit und werden durch die regelmäßigen System- und Softwareupdates bereitgestellt.

Praktisch bedeutet dies keine Änderung der dringenden Empfehlung, stets darauf zu achten, dass sich alle Geräte und die verwendete Software auf dem aktuellsten Stand befinden, und natürlich auch weiterhin keine zweifelhaften Mailanhänge zu öffnen oder Programme aus unbekannten Quellen zu installieren.
Viele Systeme haben eine automatische Aktualisierung eingerichtet, manche müssen aber manuell in den jeweiligen System- oder Programmeinstellungen überprüft werden.

Regelmäßige Updates sind zwar lästig aber ganz wesentlich für den Datenschutz und die sichere Nutzung aller modernen Geräte. Alte Computer, Handys und Software, die keine Aktualisierungen mehr bekommen, gehören dagegen leider ausgemustert und verschrottet.

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Freitag, 6. Oktober 2017 - 09:48 Uhr By:  Thomas Bayer

wenn iTunes keine Wiedergaben zählt

Wenn iTunes keine Wiedergaben mehr zählt, hilft folgendes Vorgehen:

  1. im Menü „Account“ den Computer „deauthorisieren“
  2. Abmelden aus iTunes, ebenfalls im Menü Account
  3. iTunes schließen und erneut starten
  4. Wiederanmelden in iTunes
  5. Computer wieder authorisieren

Beobachtet wurde dieses Problem in der aktuellen Version 12.7

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Donnerstag, 21. September 2017 - 14:20 Uhr By:  Thomas Bayer

Dunkler Bildschirm bei Apples iOS 11

Nach der Aktualisierung von auf Apples iOS 11 bei iPhones oder iPads kann es vorkommen, dass der Bildschirm dunkler erscheint als vom alten System gewohnt. Die Ursache dafür ist die geänderte Wirkung der Einstellung „Weißpunkt reduzieren“.

Wo früher lediglich „ein/aus“ möglich war und die Darstellung damit einfach nur weniger grell erschien, gibt es nun zusätzlich einen Regler, der die maximale Helligkeit beeinflusst. Wenn vor der Aktualisierung auf iOS 11 der Schalter für „Weißpunkt reduzieren“ aktiviert war, wird nun zusätzlich die Helligkeit um einen hohen Wert (80%) reduziert. Damit ist das Display zum Beispiel in der Sonne bei maximal möglicher  Helligkeit nur noch sehr schwer lesbar. Augenscheinlich wirkt sich die neue Einstellung nur noch auf die Helligkeit und nicht mehr auf die Farben aus, daher kann aus unserer Sicht die Funktion guten Gewissens ganz abgeschaltet werden, um wieder eine Anzeige mit voller Lichtstärke zu erhalten.

Den Schalter findet man in iOS 11 jetzt nicht wie früher in den Einstellungen zu „Anzeige und Helligkeit“, sondern unter „Allgemein – Bedienungshilfen – Display-Anpassungen“ .

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Montag, 18. September 2017 - 22:57 Uhr By:  Thomas Bayer

Beliebtes Tool CC-Cleaner wurde kompromittiert und muss aktualisiert werden

Das Säuberungs- und Optimierungstool CC-Cleaner war in der Dateiversion 5.33 bzw. die Cloud Version 1.07 von Unbekannten gehackt worden, und enthielt Schadsoftware, die eine Hintertür zum betreffenden PC öffnete. Darüber wirden Systeminformationen abgerufen und womöglich bestand auch die Gefahr, dass weitere Schadsoftware auf dem betreffenden PC zusätzlich eingeschleust wurde.
Der Hersteller Piriform ist am 12.9. auf den Hack seiner Download-Server aufmerksam geworden und hat Gegenmaßnahmen getroffen. Er empfiehlt dringend, auf die bereinigte und sichere neue Version 5.34 zu aktualisieren!

Download: https://www.piriform.com/ccleaner/download/standard

Weitere Details dazu hier zum Nachlesen: https://heise.de/-3834851

 

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Montag, 18. September 2017 - 15:44 Uhr By:  Thomas Bayer

Wieso kommen Mails von bekannten Absendern und enthalten Schadsoftware?

Immer wieder wird die Frage gestellt, weshalb man von bekannten Absendern Mails mit Schadsoftware erhält, manchmal sogar von Adressen aus dem eigenen Firmennetzwerk ?

Die Absenderangaben von e-Mails lassen sich grundsätzlich extrem leicht fälschen oder verschleiern, dies kann vom echten Inhaber einer Mailadresse auch nicht verhindert werden.
In der Regel ist eine real genutzte e-Mail Adresse weithin bekannt bei Geschäftspartnern und im privaten Umfeld und kann auf Webseiten oft einfach abgelesen werden. Solche „echten“ Mailadressen werden von Versendern von Spam und Schadsoftware gesammelt und genutzt, um damit ihre Mails an Filtern vorbei zu schleusen und zugleich den Anschein zu erwecken, dass dem Inhalt vertraut werden kann – wegen des „bekannten“ Absenders.
Dagegen hilft letztlich nur die eigene Einschätzung und Erfahrung, solche betrügerischen Mails zu ignorieren oder gleich zu löschen.

Anhaltspunkte für falsche Mails sind Anhänge die eine Rechnung enhalten sollen, aber statt im PDF Format als Word- oder Excel Datei beigefügt sind. Ebenso führen Links zu Webseiten, auf denen man sich Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Gewinn/Zahlungsunterlagen herunterladen soll, praktisch immer direkt zu den Betrügern und dürfen keinesfalls angeklickt werden.

Nutzer von Microsoft Outlook können dubiose Mails in den Ordner Junk-E-Mail von Outlook verschieben und dort die Mail gefahrlos öffnen und untersuchen. Outlook sperrt Anhänge und Links für Mails in diesem Ordner komplett und können damit auch nicht versehentlich geöffnet werden. Außerdem sieht man mehr Klartext im Inhalt zur Beurteilung der Nachricht, falls sie sich doch als echt herausstellen sollte.

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Mittwoch, 7. Dezember 2016 - 14:36 Uhr By:  Thomas Bayer

Gefährliche Bewerbung per e-Mail

Erneut rollt eine Welle gefälschter Bewerbungs-Mails durch das Internet, die im aktuellen Fall eine Excel Datei im Anhang enthalten.
Diese Mails sind in perfektem Deutsch geschrieben und haben meist den Absender rolf.drescher@ oder drescher1988@.

Der äußerst gefährliche Virus „Goldeneye Ransomware“ steckt im Anhang und wird erst aktiv, wenn dieser geöffnet wird. Das Lesen der Mail an sich ist derzeit noch unbedenklich. Wenn der Virus aktiviert wird, verschlüsselt er alle vom betroffenen Computer aus verfügbaren Dateien und bietet deren Freigabe/Entschlüsselung erst gegen Zahlung von Lösegeld an.
Virenscanner sind momentan (Stand Mitte Dezember 2016) noch machtlos weil der Virus nicht erkannt wird. Sicherheit bietet nur eine aktuelle Datensicherung.

Allgemeine Regeln beim Umgang mit e-Mails:
Bei E-Mail Anhängen jedweder Art besonders kritisch sein und beim absolut geringsten Verdacht, im Zweifelsfall NICHT öffnen !

Weiterführende Informationen hier…

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Freitag, 23. September 2016 - 18:35 Uhr By:  Thomas Bayer

Tipp: Prüfen, ob man vom Datenklau betroffen ist

Aktuell lautet die Top-Meldung der Nachrichten, dass Benutzerdaten bei Yahoo gestohlen worden sind.
Dies ist in den letzten Jahren immer wieder vorgekommen, so zum Beispiel auch bei LinkedIn, Dropbox und anderen.
Allen Vorfällen gemeinsam ist, dass zunächst die Daten bloß gestohlen werden, entweder durch einen Hackerangriff, durch interne Mitarbeiter oder andere Datenlecks. Nach einer Weile erst werden diese gestohlenen Daten auf dem Schwarzmarkt angeboten, so wie nun die Yahoo Daten nach rund 2 Jahren aufgetaucht sind. Dies ist der Moment, an dem die Echtheit der Daten geprüft werden kann, und wie sich im Fall Dropbox herausgestellt hat, waren alle Benutzerdaten echt und nutzbar (sofern die Betroffenen Benutzer nicht zwischendurch sowieso ihr Passwort schon geändert hatten).

Jeder kann selbst testen, ob sich seine e-Mail Adresse in einem der betroffenen Datenpools befindet. Um dies zu tun existiert eine Webseite die darüber Auskunft gibt, ob und in welchen gestohlenen Daten sich die eigene e-Mail Adresse befindet: https://haveibeenpwned.com

Was ist zu tun, wenn die eingegebene Mailadresse als kompromittiert angezeigt wird?

  1. beim angegebenen Dienst das Passwort ändern
    wenn man den Dienst nicht mehr benutzt, kann das natürlich entfallen, aber der zweite Schritt ist fast noch wichtiger:
  2. Alle Dienste, wo man sich mit der gleichen Mailadresse anmeldet und dabei evtl. sogar dasselbe Passwort verwendet MÜSSEN geprüft und unverzüglich das Passwort geändert werden !
    Ist also zum Beispiel die Mailadresse und das Kennwort in Verbindung mit Yahoo bekannt, und man nutzt die gleiche Kombination auch bei Amazon oder eBay, steht den Betrügern nun dort ebenfalls Tür und Tor offen.

Die Betrüger versuchen natürlich, mit den vorliegenden Mail-Kennwort Kombinationen populäre andere Dienste zu nutzen und auch Zugang zum Mailkonto selbst zu erhalten, weil viele Nutzer aus Bequemlichkeit die gleiche Kombination benutzen.

In dem Zusammenhang muss darauf geachtet werden, dass sich besonders das Passwort für das e-mail Konto von allen anderen Kennwörtern unterscheidet! Sollte dieses nämlich ebenfalls das gleiche sein, können Betrüger sogar den gesamten e-Mail Verkehr übernehmen, und damit weitere Dienste/Anmeldungen kapern, indem sie sich selbst die unbekannten Kennwörter zusenden lassen.

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Freitag, 23. September 2016 - 13:36 Uhr By:  Thomas Bayer

Sicherer Umgang mit potenziellen Spam-Mails

Nutzer von Microsoft Outlook haben die gefahrlose Möglichkeit, fragwürdige e-Mails zu prüfen oder bei Unsicherheit darüber, ob eine e-Mail „echt“ ist, wenn die folgenden Schritte beachtet werden:

  1. generelles Abschalten der automatischen Vorschau im Lesebereich ist empfohlen:
    Menü Ansicht -> Lesebereich „aus“
  2. betreffende e-Mail ungelesen direkt in den Outlook Ordner „Junk e-Mail“ verschieben
  3. Wechsel in den Outlook Ordner „Junk e-Mail“ und Öffnen der zu untersuchenden e-Mail

Mit dieser Vorgehensweise nutzt man eine Besonderheit von Outlook, das e-Mails in diesem Ordner generell ohne Anhänge und Formatierung anzeigt. Somit werden Verlinkungen im Inhalt werden im Klartext angezeigt womit betrügerische Link-Adressen einfach zu erkennen sind (siehe hierzu früheren Beitrag zu diesem Thema).
Außerdem kann abgelesen werden, welche Anhänge der Mail beigefügt sind, würde man sie im normalen Ordner öffnen. So werden möglicherweise verschleierte Dateitypen im Anhang offensichtlich, wie zum Beispiel datei.pdf.exe, was bei vielen Rechnern nur als Anhang datei.pdf angezeigt würde ohne das entscheidende .exe am Schluss.

Wenn nach eingehender Prüfung feststeht, dass die e-mail „sauber“ ist, genügt ein zurückschieben in den normalen Posteingang, um sie inkl. Anhang ganz normal ohne Einschränkung zu öffnen.

 

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Die Besonderheit dieser Kunden ist außerdem die oft vorgeschriebene Anbindung an externe Portale, mit denen sie für die papierlose Kommunikation mit Behörden über gesicherte Kanäle verbunden werden. Bei der Betreuung achten wir besonders auf den Einsatz der jeweils aktuellsten Soft- und Hardware, damit eventuelle Sicherheitslücken schnellstens beseitigt werden.

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